MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN KELOMPOK

Dalam suatu organisasi seperti organisasi kelompok tani/nelayan, pertemuan kelompok merupakan suatu hal yang penting karena dapat membantu menyelesaikan masalah, menggali potensi, sebagai media pertanggung jawaban/laporan pengurus dan sekaligus sebagai media pengambilan berbagai keputusan yang diperlukan untuk mencapai tujuan berkelompok tersebut. Dalam beberapa hal pertemuan kelompok tidak efektif dan beberapa kelompok tani jarang melakukan pertemuan kelompok (pertemuan bulanan atau pertemuan 2 mingguan).

Tujuan menyelengarakan Pertemuan.

Pertemuan kelompok tani/nelayan dilaksanakan dengan tujuan untuk membahas dan menyelesaikan suatu topik permasalahan atau pertemuan diselengarakan dalam rangka untuk mengambil keputusan atau menghasilkan kesepakatan dan pertemuan kelompok dapat juga dilaksanakan dalam rangka merumuskan kebijakan atau untuk menysun rencana kerja kelompok.

Manfaat diselengarakannya Pertemuan.

Pertemuan kelompok baik pertemuan rutin maupun pertemuan lainnya mempunyai manfaat yaitu dapat mengatasi masalah-masalah yang dihadapi oleh kelompok dan anggotanya, sebagai wadah untuk menggali potensi yang ada pada anggota kelompok, sebagai media pertanggung jawaban/pelaporan pengurus, sebagai alat agar organisasi atau kelompok tersebut menjadi berfungsi dengan baik serta sarana bagi anggota untuk mendapatkan pelayanan dari kelompoknya.

Waktu Pertemuan.

Petani pada umumnya sangat sibuk terutama dipagi sampai sore hari. Oleh karena itu waktu pertemuan diatur sedemikian rupa sehingga ridak menggangu kesibukan anggota kelompok dalam melakukan kegiatannya sehari-hari atau kegiatan usaha taninya. Waktu yang tepat dapat disesuaikan dengan kebiasaan masing-masing daerah. Pada dasarnya pertemuan dapat dilaksanakan sore hari atau malam hari, tergantung dari kesepakatan. Lamanya waktu rapat diatur tidak melebihi dari 2 jam. Oleh karena itu ketua kelompok atau pimpinan rapat sebelum pelaksanaan dimulai sudah menyusun suatu langkah-langkah atau rencana rapat sehingga rapatnya nanti akan berjalan dengan tertib dan lancar dan dengan waktu yang tidak berlama-lama.

Jenis-jenis Pertemuan.

Beberapa pertemuan kelompok tani yang sering dilaksanakan adalah rapat pengurus yaitu pertemuan yang dihadiri oleh ketua, sekretaris, bendahara dan seksi-seksi tertentu (sesuai topik yang dibahas) yang dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Rapat anggota adalah pertemuan yang diikuti oleh pengurus dan seluruh anggota. Pertemuan ini dilaksanakan biasanya secara periodik (bisa 2 mingguan, bisa bulanan, dan lain-lain) yang disesuaikan dengan kebutuhan dari kelompok tersebut.

Ciri-Ciri Pertemuan Kelompok yang Baik.

Suatu pertemuan kelompok yang baik dicirikan dengan beberapa hal seperti :

1.    Ada pemimpin pertemuan yang mampu berperan dengan baik dalam memimpin rapat atau pertemuan tersebut,

2.    Ada agenda pertemuan yang jelas,

3.    Ada tata tertib pertemuan yang dipahami bersama,

4.    Ada peran serta aktif seluruh peserta pertemuan yang hadir,

5.    Semua anggota kelompok yang hadir dalam pertemuan mendapat kesempatan untuk berbicara dan tidak ada dominasi baik oleh pengurus kelompok maupun oleh seseorang,

6.    Adanya catatan-catatan yang baik berupa notulen hasil rapat yang berisikan : waktu dan tempat, jumlah peserta yang hadir (dilampirkan absensi), topik yang dibahas, kesimpulan dan saran serta rencana tindak lanjut (RTL).

Langkah-langkah Menyelengarakan Pertemuan.

Sebelum pertemuan dimulai pengurus kelompok mempersiapkan segala sesuatu antara lain :

1.    Topik yang akan dibahas,

2.    Waktu dan tempat pertemuan,

3.    Menyiapkan undangan dan menyampaikannnya kepada pengurus atau anggota lainnya atau undangan untuk pihak lain (bukan anggota), serta

4.    Menentukan pimpinan rapat, notulis dan perlengkapan yang diperlukan.

Pada saat pelaksanaan pertemuan diperlukan langkah-langkah sebagai berikut :

1.    Peserta diminta untuk mengisi daftar hadir,

2.    Ketua kelompok atau pimpinan rapat memulai dengan doa atau salam,

3.    Ketua menyampaikan maksud dan tujuan pertemuan serta menyampaikan topik yang akan dibahas,

4.    Selanjutnya ketua menguraikan secara ringkas hal-hal yang akan dibahas dan selanjutnya memberikan kesempatan kepada seluruh peserta untuk menanggapi.

5.    Notulis mencatat hal-hal yang dibahas baik tanggapan dari peserta rapat maupun usulan yang berkembang selama proses pembahasan.

6.    Pada akhir rapat notulis membuat risalah hasil pertemuan yang dibacakan pada akhir pertemuan.

7.    Risalah hasil pertemuan berisikan antara lain kesepakatan-kesepakatan, kesimpulan-kesimpulan dan saran serta rencana tindak lanjut.

Tindak Lanjut Pertemuan.

Setiap pertemuan kelompok sebaiknya disertai dengan adanya kesepakatan-kesepakatan serta adanya rencana tindak lanjut. Hasil kesepakatan berupa rencana tindak lanjut harus dilaksanakan sesuai dengan waktu, tempat yang telah tertuang dalam RTL tersebut. Hasil tindak lanjut tersebut dilaporkan atau disampikan pada rapat/pertemuan berikutnya. Apabila terlaksana dengan baik maka pada rapat berikutnya dilaporkan hasil-hasil yang sudah dicapai. Namun apabila RTL tersebut tidak terlaksana maka perlu dibahas hambatan-hambatan atau permasalahan yang mengakibatkan tidak terlaksananya hasil kesepakatan. Selanjutnya dalam rapat berikutnya diupayakan pemecahan masalah atau mengganti rencana tersebut dengan rencana lain sesuai dengan kemampuan kelompok.

Peran Penyuluh Perikanan.

Penyuluh perikanan sangat berperan didalam kelancaran pelaksanaan pertemuan kelompok. Terutama didaerah yang kelompok taninya kurang aktif. Penyuluh pertanian dapat menjadi penghubung atau pemrakarsa agar kelompok tani binaannya dapat menyelenggarakan pertemuan kelompok secara berkala dan rutin.

Metode pertemuan kelompok 

Termasuk dalam metode pertemuan kelompok adalah ceramah, diskusi dan kursus atau pelatihan. 

a)    Ceramah 

Metode ceramah umumnya diselenggarakan dalam suatu tempat dengan suasana yang cukup menunjang terselenggaranya suasana pembicaraan yang komunikatif. Ruangan yang tersedia relatif cukup luas dengan kapasitas tampung 50-500 orang. Pada kegiatan pertemuan yang metode ceramah, penyuluh kehutanan sebaiknya hanya menyampaikan pokok-pokok pikiran yang akan disampaikannya dan memberikan kesempatan yang seluas-luasnya kepada sasaran penyuluh kehutanan untuk menyampaikan tanggapan terhadap hal-hal yang disampaikan, dengan catatan hal-hal yang disampaikan yang berupa pokok pikiran tadi dikuasai penjelasannya secara mendetail oleh penyuluh. 

Karena jumlah sasaran penyuluhan cukup besar maka diperlukan alat bantu yang menunjang kelancaran pertemuan baik berupa materi tertulis maupun gambaran yang terproyeksi yang memiliki ukuran yang cukup besar. Jika peralatan tidak tersedia, penyuluh kehutanan harus pandai membaca situasi dan berusaha untuk menarik perhatian para hadirin untuk memperhatikan materi yang disuluhkannya. Waktu ideal untuk penyelenggaraan penyuluhan kehutanan dengan metode ceramah ini maksimum 1 – 2 jam. 

b)    Kuliah 

Metode kuliah tidak jauh beda dengan metode ceramah, penyuluh relative mendominasi kesempatan berbicara dan menggunakan alat peraga. Perbedaannya, yaitu : 

• Pada umumnya diselenggarakan di dalam ruangan tertutup 
• Jumlah sasaran relative terbatas (maksimum 50 orang) 
• Sasaran penyuluh kehutanan relative memiliki kesempatan yang lebih banyak untuk menyampaikan tanggapan dan meminta penjelasan kepada penyuluhnya. 

Dalam penerapan metode ini seorang penyuluh harus benar-benar memiliki persiapan yang baik dan berkaitan dengan keterampilan berkomunikasi, penguasaan materi penyuluhan kehutanan, maupun sikap terhadap sasarannya. 

c)    Diskusi 

Metode diskusi memberikan kesempatan yang sebesar-besarnya kepada sasaran untuk menyampaikan tanggapannya, pendapatan, atau pun saran. Berbeda dengan metode ceramah dan kuliah, peran penyuluh dalam metode ini relative kecil. Kehadiran penyuluh lebih banyak sebagai fasilitator atau nara sumber dan bukan semata-mata sebagai informan. 

Sebaiknya cara diskusi diselenggarakan pada waktu tertentu secara teratur. Usaha menghidupkan kelompen capir kehutanan di pedesaan, acara diskusi merupakan media yang efektif. Topik diskusi sebenarnya dapat berasal dari adanya media penyuluhan kehutanan yang lain. Hasil diskusi dalam penyuluhan kehutanan harus berupa perumusan dari hasil beberapa pemikiran para petabi untuk kemudian dilaksanakan bersama. Dalam melaksanakan acara diskusi, seorang penyuluh kehutanan tidak perlu banyak berbicara dan memegang kendali diskusi. 

d)    Kursus 

Kursus pada masyarakat tani hutan sebenarnya merupakan sistem penyuluhan kehutanan yang dapat digunakan beberapa media dan metode penyuluhan kehutanan. Kursus tani hutan merupakan sistem pendidikan pemanfaatan hutan dan lahan disekitarnya untuk masyarakat yang berdiam di sekitar hutan dalam usaha membantu dan membimbing keluarga menyangkut cara kerja dan teknik pemanfaatan lahan dan hutan dengan baik. Dalam penyuluhan kehutanan yang ampuh untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan peserta. 

Kursus tani hutan dapat juga dianggap sebagai alat untuk mempertebal pengertian dan kesadaran petani dalam usaha memperbaiki kesejahteraannya. Dengan kata lain, tujuan kursus tani hutan adalah meningkatkan pengertian pengetahuan kecakapan dan kegiatan etani dalam rangka memanfaatkan lahan dan hutan untuk kesejahteraannya. 

Kelompok pendengar, pembaca, dan pemirsa atau kelompencapir 

Kelompen capir sebenarnya merupakan kelompok secara rutin memburu informasi dari media massa yang nilainya bermanfaat bagi pemenuhan atau untuk memecahkan masalah-masalah yang sedang dihadapinya dan mendiskusikannya dalam pertemuan berkala yang telah mereka sepakati bersama. Dengan demikian kelompen capir sebenarnya adalah kelompok diskusi, tetapi sumber informasi yang dimanfaatkan tidak bersumber atau berasal dari penyuluh kehutanan, melainkan dari media massa. 

Seperti halnya metode diskusi, metode kelompen capir sangat efektif untuk mempengaruhi sikap, pengetahuan atau bahkan keterampilan anggotanya, pada tahapan sadar, minat, menilai atau juga mencoba.